Wat is een Dropbox
Dropbox bestaat al een aantal jaren en is een gemakkelijke applicatie om bestanden met elkaar te delen in ‘de cloud’. Het Engelse woord cloud betekent wolk en wat bedoeld wordt is een vrij toegankelijk netwerk dat zich niet vast op een bepaalde computer bevindt, maar in de lucht. Er is wel een plek waar vandaan dit alles wordt aangestuurd, maar dat is niet zichtbaar voor de gebruiker en het is ook niet belangrijk. Wel belangrijk is dat de eindgebruiker geen hard- of software nodig heeft om de applicatie te gebruiken en dus niet verantwoordelijk is voor het onderhoud. En u heeft geen licentie nodig en zit dus niet vast aan abonnementskosten. Uiteraard hebt u een computer of ander device nodig om tot de applicatie te kunnen toetreden. Dropbox is eigenlijk een virtuele opbergdoos, waar u en anderen dingen in kunnen stoppen en dingen uit kunnen halen.
Hoe werkt een Dropbox?
Dropbox is een clouddienst voor het online opslaan en delen van bestanden, zoals documenten, foto’s en films. U kunt zich aanmelden via uw eigen computer of device.
De opslagcapaciteit is 2 GB voor gratis gebruik maar als u in terabytes denkt, kunt u toch een betaald account nemen.
Binnen de applicatie kunt u bestanden delen met anderen, door aan te geven met welke personen u dit wilt doen. Ook deze personen kunnen de applicatie benaderen via hun eigen computer of device. De informatie van de applicatie is altijd up-to-date naar aanleiding van de laatste ‘bezoeker’. De applicatie heeft ook de mogelijkheid bestanden fysiek op een device te bewaren. De internetverbinding is dan alleen nog nodig om een document te downloaden. Na het downloaden kunt u het zelf opslaan en eventueel bewerken. Let op dat wanneer u wijzigingen aanbrengt, het van belang is om het bestand opnieuw te uploaden, zodat de andere gebruikers ook weer beschikken over de meest actuele versie.
Net zoals de boekenkast, de kast met dossiermappen, kunt u ook alles netjes ordenen binnen Dropbox. U kunt mappen en submappen aanmaken en die kunt u toegankelijk maken voor alleen uzelf, voor geselecteerde anderen of openbaar. Als het gaat om een select gezelschap moeten deze personen gericht worden uitgenodigd. Als documenten openbaar toegankelijk zijn, kunt u dat gewoon zo instellen. En u een bestand niet meer publiek wilt delen kunt u het verplaatsen naar een van uw eigen mappen.
Voor wie ervan houdt om foto’s te delen kan deze uploaden naar de map ‘photos’ en dan wordt er automatisch een fotogalerij aangemaakt, zo gemakkelijk gaat dat. Als u deze galerijen deelt, kunnen ook andere gebruikers foto’s uploaden naar diezelfde galerijen.
Dropbox nog niet helemaal 100% veilig
Datalekken is hot tegenwoordig. Bij alles vraagt men zich af of de brief, het bericht, het mailtje wel afkomstig is van een vertrouwde afzender. Want voor je het weet raak je in een wespennest verzeild. Schrikbeelden van leeggeplunderde bankrekeningen, torenhoge schulden doordat per ongeluk een bericht of bijlage is open geklikt…. We kijken er niet meer van op. Beter terughoudend zijn en verifiëren of de afzender wel is wie deze zegt te zijn.
Datalekken is bijna dagelijks in het nieuws, voor je het weet treden er krachten en machten op, waardoor de gevolgen niet te overzien zijn. Recente voorbeelden zijn de datalekken via de GGD en de gefotografeerde aantekeningen van de verkenners voor het nieuwe kabinet, die tot enorme discussies en schandalen hebben geleid.
Dropbox heeft nog altijd de reputatie niet 100% veilig te zijn, door een programmeursfout is of was het mogelijk om accounts te benaderen zonder gebruik van een wachtwoord, hoewel er natuurlijk hard aan is gewerkt om het imago te herstellen. Ook de Europese regelgeving stelt eisen aan de opslag van data, maar uiteindelijk is het de verantwoordelijkheid van bedrijven om (vertrouwelijke) gegevens veilig op te slaan. Dus bij het toevertrouwen van ultrageheime bestanden aan een dergelijke applicatie is voorzichtigheid altijd geboden. En voor niet geheime zaken is Dropbox een superhandige oplossing en in de meeste gevallen nog gratis ook.
Voordelen en gemak door gebruik van Dropbox
Wilt u een SMART workplace en overweegt u het gemak door vanuit de Cloud te gaan werken? Zet dan uw bestanden vanaf uw computer of laptop èn uw websnelkoppelingen over en werk op de manier die u het beste past.
Werken in de Cloud heeft vele voordelen, zie hieronder wat Dropbox u te bieden heeft:
- Minder schakelen tussen tools
Werk uw dagelijkse taken af met één tool. Maken en bewerken kan via Google-documenten, spreadsheets, presentaties en Office-bestanden in Dropbox.
- Mappen transformeren
Alles bij elkaar op een plek, heerlijk overzichtelijk.
- Altijd en overal samenwerken
Op elk moment en overal is het mogelijk om bij uw werk te komen, iets te bewerken en/of iets te delen. Ook via de mobiele telefoon.
- Een gesprek aanknopen
U kunt met behulp van Slack en Zoom rechtstreeks werken vanuit Dropbox. Zet een ontmoetingsplek of virtuele vergaderruimte op en start uw meeting.
- Ook grote items (veilig) versturen
Bestanden van welke grootte dan ook kunnen met een druk op de knop worden verzonden naar anderen. Wel even wachtwoorden en vervaldata instellen en de levering bevestigen met een downloadmelding.
Een Dropbox is gratis of nóg professioneler met een betaald account?
Voor € 12 per maand (Standard) krijgt u 5 terabyte opslagruimte en gebruiksvriendelijke tools voor delen en samenwerken. Voor € 18 per maand (Advanced) krijgt u alle opslagruimte die u en uw team nodig hebben voor optimaal gebruiksgemak en geavanceerde functies voor beheer en beveiliging.
Ervaringen van enthousiaste gebruikers van Dropbox
Als u overweegt om met Dropbox te gaan werken is het altijd fijn om te zien dat ervaren gebruikers van zo’n applicatie hier heel tevreden mee zijn. Zo deelt Lonely Planet verhalen over 350.000 bestemmingen via Dropbox, het bedrijf zocht een wereldwijde oplossing voor alle medewerkers en vond die in Dropbox. Het Sundance Institute vertrouwt op de professionele beveiliging van Dropbox en verzamelt zo’n 12.000 filminzendingen per jaar via Dropbox. Brandt was op zoek naar een verbetering van het dienstverleningsproces voor haar monteurs en heeft de oplossing gevonden met Dropbox. Inmiddels hebben ze een rendement van 300% gehaald en dat is nog maar het begin, aldus een woordvoerder.
Het is aan u om de keuze te maken die bij u past.